OBJECTIF DU POSTE:

L’Office Manager gère nos bureaux afin d’offrir un environnement de travail fiable, sûr et de haute qualité, en cohérence avec la culture et les objectifs RSE d’Alice & Bob.

Rattaché(e) à la VP People & Culture, il/elle supervise les opérations et les services du bureau pour accompagner les employés sur site.

Dans ce rôle, vous interagirez au quotidien avec de nombreux interlocuteurs internes (People & Culture, IT, Marketing & Communication, Construction & Facilities, Achats, Sécurité & Sûreté, Finance, managers et employés) ainsi qu’avec des partenaires externes (propriétaire, prestataires de maintenance et de nettoyage, fournisseurs de bureau et de restauration, prestataires de voyage et autres services liés aux bureaux).

Ce poste n’est pas éligible au télétravail et implique des déplacements réguliers à Aubervilliers.

Responsabilités:

1. Exploitation des bureaux et accueil (B1/B2)

• Coordonner la présence à l’accueil avec l’agent de sécurité
• Garantir un accueil de haute qualité pour les employés et les visiteurs
• Gérer les demandes des employés et en assurer le suivi

2. Environnement de travail, fournisseurs et propriétaire

• Maintenir et améliorer les espaces de travail et les zones communes
• Coordonner les prestataires internes et externes ainsi que le propriétaire
• Sélectionner les fournisseurs en intégrant des critères RSE et d’impact environnemental/social

3. Stocks, achats et budget des bureaux

• Gérer les stocks de consommables et de fournitures de bureau
• Traiter les commandes et contrats liés aux bureaux dans le respect de l’éthique et de la conformité
• Suivre le budget des bureaux et contribuer au reporting

4. Parcours collaborateur

• Gérer l’onboarding lié aux bureaux et les visites des installations
• Organiser des événements internes (récurrents et ponctuels)
• Soutenir l’équipe People & Culture sur les sujets liés à la culture d’entreprise

5. Voyages, sécurité et projets transverses

• Gérer les réservations de déplacements, les procédures associées et les notes de frais
• Contribuer aux sujets de sécurité et de conformité réglementaire (y compris le DUERP)

Profil recherché:

Expérience confirmée en gestion de bureau et des environnements de travail
Maîtrise de la gestion des fournisseurs et du suivi d’un budget opérationnel
Capacité à améliorer et structurer des processus et procédures
Fort sens de l’hospitalité et de la qualité de service
Excellentes compétences en organisation, priorisation et suivi des actions
Très bonnes compétences interpersonnelles et de communication
Sensibilité aux enjeux RSE et à l’impact environnemental et social
Maîtrise des outils : Slack, Microsoft 365, Notion, Precoro (ou équivalent)
Fiabilité, sens du service, des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité
Goût pour la résolution de problèmes concrets et l’amélioration de l’expérience collaborateurs
Formation Bac +3 (ou équivalent) dans un domaine pertinent ou expérience équivalente
Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
Expérience de 3 à 5 ans en office management, gestion des environnements de travail ou hôtellerie
Une expérience dans un environnement startup est un plus, et dans la tech un atout supplémentaire

Process de recrutement:

Entretien RH (30 minutes) avec Sylamite, Talent Acquisition Specialist
Entretien manager (30 minutes) avec Valentine, VP People & Culture
Test technique (1 heure) avec des membres de l’équipe
Entretien leadership (1 heure) avec Chloé COO, suivi d’un entretien fit & culture avec deux membres d’Alice & Bob