OBJECTIF DU POSTE:

L’Office Manager gère nos bureaux afin d’offrir un environnement de travail fiable, sûr et de haute qualité, en cohérence avec la culture et les objectifs RSE d’Alice & Bob.

Rattaché(e) à la VP People & Culture, il/elle supervise les opérations et les services du bureau pour accompagner les employés sur site.

Dans ce rôle, vous interagirez au quotidien avec de nombreux interlocuteurs internes (People & Culture, IT, Marketing & Communication, Construction & Facilities, Achats, Sécurité & Sûreté, Finance, managers et employés) ainsi qu’avec des partenaires externes (propriétaire, prestataires de maintenance et de nettoyage, fournisseurs de bureau et de restauration, prestataires de voyage et autres services liés aux bureaux).

Responsabilités:

1. Garantir une expérience collaborateur au bureau conforme aux standards d’Alice & Bob :

• veiller à ce que les bureaux restent propres, rangés, fonctionnels, organisés et accueillants au quotidien,
• s’assurer que les salles de réunion, espaces partagés et équipements de bureau soient opérationnels,
• gérer l’accueil, les visiteurs et l’hospitalité sur site, en coordination avec l’équipe Sécurité,
• coordonner les prestataires et les opérations quotidiennes liées aux bureaux,
• traiter les demandes liées au workplace et résoudre rapidement les problématiques pratiques du bureau,
• gérer les fournitures de bureau, la restauration / les commandes alimentaires, les goodies corporate et la logistique quotidienne du workplace,
• coordonner les livraisons de mobilier, les installations et les déménagements de bureaux,

2. Contribuer à transmettre la culture d’entreprise et la faire vivre au quotidien

• être le cœur battant d’Alice & Bob, connaître ses collègues et prendre soin d’eux,
• contribuer à l’onboarding des nouveaux arrivants : bureaux et culture d’entreprise,
• maintenir un environnement de travail aligné avec la culture d’Alice & Bob, son identité scientifique et ses standards de qualité,
• assurer l’organisation, l’exécution et l’évolution de nos rituels internes, de nos événements et de leur logistique,

3. Contribuer au cadre et au déploiement de la QVCT

• mettre en place les évolutions liées à la politique de télétravail et aux conditions de travail à distance (ex. : outil de flex office),
• proposer des pistes d’amélioration de nos politiques de QVCT et participer à la mise en œuvre de solutions,
• assurer le suivi des déplacements professionnels des collaborateurs et faire évoluer notre politique voyage au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise,

Profil recherché:

• Formation Bac +3 (ou équivalent) dans un domaine pertinent ou expérience équivalente
• Expérience confirmée en gestion de bureau et des environnements de travail
• Maîtrise de la gestion des fournisseurs et du suivi d’un budget opérationnel
• Capacité à améliorer et structurer des processus et procédures
• Fort sens de l’hospitalité et de la qualité de service
• Excellentes compétences en organisation, priorisation et suivi des actions
• Très bonnes compétences interpersonnelles et de communication
• Sensibilité aux enjeux RSE et à l’impact environnemental et social
• Maîtrise des outils : Slack, Microsoft 365, Notion, Precoro (ou équivalent)
• Fiabilité, sens du service, des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité
• Goût pour la résolution de problèmes concrets et l’amélioration de l’expérience collaborateurs
• Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral)
• Expérience de 3 à 5 ans en office management, gestion des environnements de travail ou hôtellerie
Une expérience dans un environnement startup est un plus, et dans la tech un atout supplémentaire

Process de recrutement:

Entretien RH (30 minutes) avec Sylamite, Talent Acquisition Specialist
Entretien manager (30 minutes) avec Valentine, VP People & Culture
Test technique (1 heure) avec des membres de l’équipe
Entretien leadership (1 heure) avec Chloé COO, suivi d’un entretien fit & culture avec deux membres d’Alice & Bob